Wat scrum kan doen

Minder administratie, meer tijd voor de zorg

We hebben al heel wat organisaties in de zorg- en welzijnssector begeleid met scrum. Mooi hoe scrum daar kan helpen om doen en denken te combineren en zo tot concrete, blijvende en praktische resultaten te komen. Zoals bij een van de klussen die ons heel goed is bijgebleven. De opdracht die er lag klinkt wat taai: het reduceren van overbodige administratieve lasten in het cliëntbegeleidingsproces zodat er meer tijd is voor de cliënt en zijn/haar zorgvraag optimaal kan worden beantwoord. Maar wat het zo concreet maakte voor de teamleden was het simpele uitgangspunt: minder administratieve lasten betekent meer tijd voor de cliënt. En daar kon iedereen zich natuurlijk helemaal in vinden!

“….waarop ze de processen visueel in kaart brachten. Dat zorgde voor snel inzicht in verbanden en mogelijkheden om veranderingen door te voeren.”

Over dat team gesproken: dat was, zoals we dat bij scrum doen, samengesteld door te kijken naar de kennis en competenties die nodig zijn voor het bereiken van het doel. Dat betekende dat ook een vertegenwoordiging van de cliënten gewenst was. En dus kwam direct de cliëntenraad in beeld. We hadden kunnen besluiten om de cliëntenraad een belangrijke inbreng te geven als stakeholder, maar we besloten dat het nog mooier zou zijn als iemand mee zou kunnen draaien in het team. En dat is gelukt! Het was best even zoeken voor dat teamlid naar haar bijdrage, temidden van een team dat gewend is om deel te nemen in projecten, maar toen haar rol duidelijk werd, was ook haar meerwaarde meteen duidelijk. Door het directe lijntje met de cliëntenraad konden belangrijke beslissingen snel worden afgestemd en kon er worden doorgepakt. Dat droeg beslist bij aan de effectiviteit van het team.

Wat ook voor die versnelling zorgde was dat de leverancier van het softwaresysteem op afstand standby was om te assisteren. En hoewel het al even geleden is zien we nog precies voor ons hoe het team daar zat temidden van flipovervellen, waarop ze de processen visueel in kaart brachten. Dat zorgde voor snel inzicht in verbanden en mogelijkheden om veranderingen door te voeren. Ondanks de ‘taaiheid’ van het onderwerp raakte zo iedereen volledig betrokken.

“…het aantal handelingen in het systeem werd in die paar dagen teruggebracht van 500 naar 100!”

Uiteindelijk was natuurlijk het resultaat het belangrijkste. En dat mocht er zijn: het aantal handelingen in het systeem werd in die paar dagen teruggebracht van 500 naar 100! Minder administratie en dus gedoe, en meer tijd voor de zorg. Petje af!