Een levend plan
Hoe kom je tot een gedragen strategisch meerjarenplan, dat vervolgens een actieve basis blijft voor de samenwerking in de komende jaren? Dat was de vraag die we kregen van een aantal organisaties in het hoger onderwijs. Daar wordt op dit moment hard gewerkt aan de totstandkoming van nieuwe meerjarenplannen. Maar al te vaak horen we daar dat plannen te hoog over zijn, te praktisch, of zonder inbreng van de stakeholders zijn opgesteld. Met als gevolg plannen die grotendeels in de kast liggen te verstoffen. Zonde van de inspanning, en een gemiste kans om gezamenlijk richting te geven én ook onderweg de koers samen te blijven bepalen. Met een aantal hogescholen zijn we aan de slag gegaan met een agile aanpak om het anders te doen: mét input en betrokkenheid van stakeholders, en met een aanpak voor het ‘levend’ houden van de plannen.
Agile Programma Portfolio is de basis
Agile organiseren staat voor intensieve samenwerking in multidisciplinaire teams, interactie met elkaar en met andere belanghebbenden, en werken in korte iteraties. De methodiek die we in dit geval hanteren is het werken met een Agile Programma Portfolio (of Agile Programma Overzicht, want bij hogescholen denken ze bij portfolio aan iets anders). Hiermee breng je programma’s in kaart en volg je de ontwikkelingen daarin. Het is een visueel overzicht van ambities, projecten, prioriteiten en activiteiten. Het is bedoeld om inzicht te verkrijgen in wat je samen wilt en doet, verbinding te leggen tussen verschillende ambities en activiteiten en vervolgens samen te sturen op wat belangrijk is. Dat is een hele prettige methodiek bij het samenstellen van jaarplannen en meerjarenplannen, maar ook om overzicht te houden over programma’s, of het vele werk van een afdeling of MT.
Hoe werkt dat dan bij zo’n jaarplan?
Tijdens een of meerdere sessies met verschillende stakeholders wordt gezamenlijk bepaald wat de leidende thema’s zijn voor de komende jaren. Niet door met een hele groep in discussie te gaan, maar door hen in kleinere groepen aan de slag te laten gaan, en de opbrengsten te delen. Er wordt van breed naar smal gewerkt: eerst brainstormen over de mogelijke thema’s, en dan toewerken naar een keuze uit de thema’s. Vervolgens worden de thema’s geladen: welke subthema’s horen er bij het thema? Wat zijn aandachtspunten? Het Agile Programma Portfolio maakt dit visueel. Als er voldoende verzameld is, kan het plan in de gewenste vorm worden uitgewerkt. Uiteraard rekening houdend met andere relevante plannen, zoals een overkoepelend instellingsplan als het om een meerjarenplan voor één faculteit gaat, en met toetsing van het plan bij stakeholders.
Hoe houd je het ‘levend’?
De kunst is vervolgens om ervoor te zorgen dat het plan ook echt richting geeft aan de teams in het werk dat zij verzetten en de prioriteiten die zij stellen. Daarbij speelt het Agile Programma Portfolio weer een centrale rol. Het inmiddels vastgestelde plan wordt vertaald naar het portfolio, inclusief een overkoepelende ambitie, een ambitie per thema, en de projecten en prioriteiten die bij de thema’s horen. Tijdens korte actieve bijeenkomsten (circa drie kwartier) wordt het portfolio vanaf dan met grote regelmaat gezamenlijk bijgewerkt: projecten en prioriteiten worden geüpdate en highlights worden gedeeld. Zo is er steeds een actueel overzicht van welke activiteiten plaatsvinden binnen de thema’s, en door wie, worden verbindingen gelegd en worden prioriteiten bepaald. Zo blijft het plan steeds richting geven in de jaren waarvoor het is opgesteld, en is er tegelijkertijd ruimte om in te spelen op actuele ontwikkelingen.
Wat doen wij (en wat niet)?
Wij faciliteren het proces. In samenspraak met de organisatie of het bedrijf wordt bepaald welke stappen worden gezet om te komen tot een jaarplan of meerjarenplan. Wij bedenken vervolgens hoe we ervoor zorgen dat per stap de juiste werkvormen worden ingezet om te zorgen dat deelnemers aan de sessies actief deelnemen. Tussendoor overleggen we of bijsturing nodig is. We faciliteren ook de eerste bijeenkomsten met het Agile Programma Portfolio, die bij voorkeur fysiek plaatsvinden, tot we het kunnen overdragen aan een interne facilitator. Wat wij niét doen is inhoudelijke input geven, inhoudelijke keuzes maken, prioriteren en het plan schrijven. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de inhoud, wij faciliteren (uiteraard in nauw overleg) het proces.
Tips
- Start op tijd met het betrekken van stakeholders, dat zorgt voor betrokkenheid en draagvlak, in plaats een kritische houding als ze voor een voldongen feit worden gesteld. En denk niet: wij weten wel wat zij belangrijk vinden.
- Werk met actieve werkvormen, waarbij ieders stem gehoord wordt.
- Zorg naast de externe facilitator voor een vaste contactpersoon met mandaat binnen de organisatie.
Aan de slag!
Ook nieuwsgierig wat het Agile Programma Portfolio voor jouw afdeling of organisatie kan betekenen? Stuur ons vrijblijvend een bericht: info@gelukwerkt.frl.